Vizuální facilitace: aby výstupy strategických meetingů měly dopad

Vezměme třeba dlouhodobou firemní strategii. Ta často vzniká v zasedačkách plných chytrých lidí, dat a prezentací. Přesto se stává, že po několika týdnech zůstane z ambiciózního strategického setkání jen prezentace v e-mailu a nejasný pocit, „že jsme se vlastně na všem shodli“. 

Vizuální facilitace je jeden z nástrojů, který pomáhá převést strategii z diskuse do skutečné podoby, ke které se lze vracet a podle které se dá rozhodovat. 

Vizuální facilitátor drží strukturu a směr strategické diskuse a zároveň v reálném čase převádí myšlení týmu do vizuální podoby. Strategie tak vzniká doslova před očima týmu, nejen v jejich hlavách. Věta každého účastníka staví na společném základu, nic nezůstane jen viset ve vzduchu. Tým skutečně myslí společně a v souvislostech. 

Co po meetingu skutečně zůstane

Na konci dne tedy všichni vidí výsledek zakreslený pomocí ikon, textů, struktury a barev na flipchartech. Místnost je doslova vytapetovaná.

Najdete tu například flipchart:

• s hlavními body strategie zpracovanými do vizuální metafory,

• ale i cestu, která k takové strategii vedla,

• úkoly, zodpovědnými osobami a termíny

• nebo parkoviště témat, která nedostala prostor.

Procházka místností je jako rekapitulace celého setkání, pospojování obsahu do souvislostí.  Účastníci si flipcharty fotí a často i odnášejí s sebou. Mohou si je vyvěsit u sebe v kanceláři jako připomínku dalších kroků. Z naší zkušenosti třeba i po roce dokážou v telefonech hned najít fotky flipchartů a rychle se k tématu vrátit. 

Jak to tedy konkrétně vypadá, když facilitaci obohatíte o vizualizaci

Občas slýchám, že vizuální facilitace je jen hezčí zápis. Ve skutečnosti je to nástroj, který zásadně ovlivňuje přípravu, průběh i výsledky setkání.

1. Příprava pro efektivní meeting

Když se účastníte vizuální facilitace, máte pocit, že vše tak nějak plyne, místnost se najednou plní barevnými flipy s ikonami. Vizualizace totiž klade vysoké nároky na přípravu. Nutí facilitátora mít jasnou strukturu a scénář ještě před samotným setkáním. Tím pádem vizualizace od začátku vytváří víc prostoru pro práci s účastníky na místě místo domýšlení scénářů během školení nebo schůzky.

2. Hravost, která podporuje soustředění

Už když vcházíte do místnosti, kde proběhne vizuální facilitace, často už z dálky vidíte barevný filpchart, který vás vítá. Ve stejném duchu se pak nese celé setkání. Vizualizace je neokoukaná, takže zaujme na první pohled. Využívá taky humor a emoce. Pomocí ikon se na flipy propisuje i nálada, ve kterém se setkání nese. Tato neokoukanost a hravost pomáhá účastníkům prodlužovat attention span, tedy dobu, po kterou udrží pozornost.

3. Vyšší zapojení účastníků

Vizualizace vás nenechá jen mlčky sedět, vybízí přirozeně k interakci. Poloprázdné šablony facilitátorka doplňuje v průběhu diskuse s účastníky. Dopisuje jejich slova a příklady jejich zkušeností. Účastníky to nutí se zamyslet. I při školení tedy většinu práce odvedou účastníci, takže si vše lépe spojí, svá slova a příklady si i lépe zapamatují. Navíc mají pocit, že jsou slyšeni, že je to především o nich. 

4. Rychlejší rozhodování bez opakovaní

Je až překvapivé, kolik efektivity může vizuální záznam přinést. Pomáhá totiž i v tom, že není třeba opakovat, co už bylo řečeno. Všichni to vidí před očima, takže rovnou mohou stavět na již vymyšleném. Diskuze tak navazuje. A pokud dochází k návratu k již probraným tématům, je to kvůli upřesňování toho, co bylo vymyšleno, což opět zefektivňuje výstupy setkání. 

Pokud jde o školení, díky „tapetám“, které po místnosti flipcharty postupně tvoří, se mohou účastníci kdykoliv vrátit k již probranému tématu a dát si vše do souvislostí. Jednotlivé části školení nemizí s překliknutím na další slide v prezentaci, ale vše zůstává v místnosti. 

5. Od abstrakce k jasnosti

Vizualizace vás zároveň nenechá jen tak filozofovat o abstraktních pojmech. A těch je součástí tvorby firemní strategie spoustu. Každý si pod nimi může představit něco jiného a nedorozumění je na světě. Vizualizace pak napomáhá doplnit abstraktní pojmy o konkrétní příklady, protože obraz abstrakci nezná. Jak mám nakreslit ikonu pro „sehraný tým“? Fixu a papír zkrátka v tomto neoklamete, takže přirozeně dochází k vyjasňování a konkretizaci, což v našem mozku zanechává přesnější obraz, který zůstává v mysli týmu déle. 

Vizuální facilitace je tedy další „pojistka“, která:

• pomáhá identifikovat shody a rozpory

• odhaluje slepá místa a nevyřčené předpoklady

  
  

Zároveň může vizuální metafora pomoct účastníkům přiblížit obecnější nebo komplikovanější pojem. Vize, poslání, cíle, priority, hodnoty nebo závazek značky, to jsou pojmy, které se často slévají v jeden celek, jsou zkrátka pro náš mozek příliš abstraktní. Když jsme s BrandBakers Advisory pomáhali Tchibo CZ a SK tvořit firemní strategii, sáhli jsme po metafoře horolezce:

• Jeho vizí bylo vylézt na Mount Everest. Na flipchartu jsme ukázali příklad, jak taková vize může znít i postup, jak ji správně formulovat.

• Dál jsme na příkladech ukázali rozdíl mezi cíli a prioritami, které lidé často zaměňují a míchají. 

• U poslání zase často vlastně lidé tápou, proč je potřeba ho definovat a jak se liší od vize. Opět nám pomohl příklad horolezce. 

• Stejně jsme pokračovali s dalšími komponentami strategie. 

6. Strategie, která zůstane v hlavách účastníků

Zapamatovatelnost je jedním z nejsilnějších efektů vizuální facilitace. Kombinace barev, ikon, metafor a aktivní účasti účastníků vytváří mentální obrazy, ke kterým se tým může vracet i dlouho po skončení meetingu. Strategická setkání tak neskončí prezentací v e-mailu, ale společným porozuměním, jasnými rozhodnutími a obrazy, které tým provázejí v každodenní praxi.

Více zapojení, více hravosti a více efektivity, i to je důvod, proč vizuální facilitace dává smysl pro strategické i manažerské meetingy. 

Článek pro nás napsala kolegyně Jana Skřivánková.